Как организовать эффективную пресс-конференцию

Первое, что стоит определить это, конечно же, повод мероприятия. И у пресс-конференции они могут быть следующими. Самый распространенный вид – это событие по случаю приезда той или иной знаменитости, личности, вокруг которой в данный момент поднят ажиотаж, либо же представителя государственной власти, директора крупной организации и т.д. Другими словами все те, кто небезынтересен публике. В этом случае  нет особых проблем: журналисты сами вас найдут и сами все сделают, поэтому достаточно всего лишь отослать пресс-релиз, который сообщал бы место и время нахождения «объекта освещения». Зачастую бывает, что звезду буквально «снимает» с самолета армия журналистов. Но это скорее исключение, чем правило. Нас же интересует другой вид пресс-конференции, назовем его «искусственный», то есть повод для которого,  мы создаем сами.

Здесь тоже встречаются два вида: один из которых преследует рекламные цели (презентация нового товара, перестановка кадров, открытие филиала в другом городе и т.д.), а другой – антикризисный, когда ваша компания попадает под обстрел общественности и СМИ (выброс загрязняющих веществ в окружающую среду, массовые сокращения, несчастные случаи на производстве и т.д.). Но какой бы не была пресс-конференция, ее планирование и проведение подчиняются общим правилам.

Определяя место проведения, обратите внимание на то, чтобы к нему было удобно добраться с любой точки города. Это не тот случай, как, например, презентация или имиджевая вечеринка, где гости рассчитывают на оригинальность и «trash». Ваша аудитория – это журналисты, которые ценят свое время, а поэтому они должны затратить минимум своих ресурсов ради вас. Следующий вопрос – это время проведения: оптимальнее всего – вторник-четверг 11:00 (в понедельник у журналистов, как правило, проходят планерки, а пятница сама по себе – «день завалов», тем более, что материал все равно будет отложен до нового номера уже на следующей неделе).

После таких организационных вопросов, переходим к практике. Составляя список участников конференции, необходимо выбирать именно те СМИ, которые совпадают по направленности с вашей темой, также необходимо проанализировать все бывшие публикации того или иного журналиста (может быть, в течение длительного времени он дискредитирует вашу организацию). Далее займитесь написанием пресс-релиза. Его не даром называют «основным документом PR». С его помощью вы приглашаете СМИ к себе в гости, даете информацию, привлекаете внимание. Релиз должен быть написан оригинально – вот где придется включить всю свою креативность, ведь редакции ежедневно получают сотни листков А4, которые отправляются в корзину, даже не прочитанные до первого абзаца. Мы не будем останавливаться на этом подробно, так как это отдельная тема для разговора. Помимо пресс-релиза существует еще одна очень важная вещь, про которую часто забывают, – пресс-кит (папка с релизом, расширенной информацмей: background, список имен и должностей  всех выступающих, историей вашей компании и другой полезной информацией). Помимо этого, туда же можно вложить блокноты и ручки в качестве приятного и полезного сюрприза. Все это вы вручите журналистам, уже при входе в зал для последующего использования во время написания материалов.

После того как СМИ получили «приглашение» и дали согласие на присутствие (вы, конечно же, позвонили и поинтересовались об этом), начинаем готовить оратора – ведь именно от него зависит успех мероприятия. Текст выступления  должен быть написан профессиональным спичрайтером и давать полную и конкретную информацию. Никогда не пытайтесь «раздуть из мухи слона»: сообщение должно быть действительно значимым, в противном случае, когда у вас появится действительно интересный повод, и вы уже не сможете собрать обманутых ранее журналистов. Выступление не должно превышать 15 минут, либо внимание слушателей потеряется и его уже будет сложно вернуть. Если выступающих несколько, время должно быть сокращено до 7-10 минут. Затем следует ряд вопросов. В целом, успешная пресс-конференция длится 45 минут, максимум – час. Лучше всего продумать предполагаемые вопросы и прорепетировать ответы на них. Так вы застрахуйтесь от публичного провала. И позаботьтесь о модераторе – это вторая ключевая фигура после ораторов. Именно этот человек во время прервет некорректный вопрос, переведет тему на положительную ноту и не даст журналистам буквально «заклевать» вас со всех сторон.

Что касается технической подготовки, то необходимо привести и проверить микрофоны, проекторы, ноутбуки, флешки, презентации. Лучше если у вас будет запасной вариант: второй компьютер, копия демонстрационных материалов на диске и т.д. Украсьте зал свежими цветами – это сыграет на эмоциях, расставьте минеральную воду – проявите заботу о ваших гостях. В идеале любая пресс-конференция должна заканчиваться фуршетом или банкетом, но если бюджет не позволяет этого, ограничьтесь кофе-брейком.

Ура! Пресс-конференция начинается! Встречают журналистов хостессы, которые приветствуют их на входе, провожают до регистрационного стола и рассаживают в зале (либо по заранее подготовленной схеме, либо же они сами ищут на столах таблички со своими именами). Если вы уделили достаточно времени и сил подготовке, то само мероприятие пройдет как по маслу. Ораторы говорят, отвечают на вопросы журналистов… В конце вы всех благодарите, вручаете подарки, сувениры (как приятный бонус) и ждете удачных публикаций.

А вот теперь начинается не менее важный момент, чем все предыдущие: подведение итогов и их анализ. На следующий же день после пресс-конференции необходимо обзвонить всех журналистов, поинтересоваться нужна ли им какая-либо дополнительная информация и когда ждать появления материала в СМИ, и далее – начинать мониторинг. Составляя пресс-ревю (вырезки, ролики и другая информация вышедшая в свет) отметьте даты публикаций, имена журналистов, названия газет или каналов. Все это пригодится для следующей конференции, а также поможет быстро среагировать, если вышедшая информация является неточной или ошибочной.

Пресс-конференция проходит, но PR-шлейф остается в коммуникативной истории вашей организации. Поэтому не пренебрегайте этим видом event'a  и будьте успешной организацией!


Специально для журнала "Рекламный Штурман"

Додати коментар

Ім'я, Прізвище* E-mail Захист від спаму* Текст повідомлення*  

Додати коментар